Pour le transfert de son siège social, l’entreprise doit faire adopter la décision par les associés. Ensuite, quelques formalités légales doivent être réalisées. Il faut publier une annonce légale dans un journal d’annonces légales et faire enregistrer la formalité au registre du commerce et des sociétés (RCS) via un dossier de modification sur la plateforme en ligne du guichet unique.
Rappel : la loi française admet que les locaux où s’exerce l’activité de l’entreprise soient séparés du siège social de celle-ci. C’est le cas lorsque le siège social de l’entreprise est situé au domicile de son dirigeant.
Prendre la décision de transférer le siège social de sa société
Quelle que soit la forme juridique de la société (SARL, EURL, SAS, SASU, SCI, etc.) exploitant l’entreprise, les formalités de changement de siège social entraînent la modification de ses statuts.
La décision de modifier la domiciliation de sa société est prise selon la forme juridique de l’entreprise. Voilà les règles qui s’appliquent :
- Dans une société à responsabilité limitée (SARL), la décision finale de modifier le siège social de l’entreprise est actée par l’assemblée des associés. Si la décision de transférer le siège social est prise par le gérant seul, ce changement doit être ratifié par l’assemblée des associés.
- Dans une entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée (EURL, forme unipersonnelle de la SARL), c’est l’associé unique qui prend la décision du transfert de siège social, même s’il n’est pas dirigeant (gérant) de son entreprise. La décision doit être reportée dans le registre des décisions de la société.
- Dans une société par actions simplifiée (SAS) ou dans une société par actions simplifiée unipersonnelle (SASU, forme unipersonnelle de la SAS), c’est l’organe compétent, désigné dans les statuts de l’entreprise qui prend la décision du changement de domiciliation : président ou assemblée des associés pour la SAS et associé unique pour la SASU (avec enregistrement de la décision dans le registre des décisions comme pour l’EURL).
- Dans une société civile, sauf si les statuts donnent la possibilité au gérant de transférer le siège social dans la même ville ou dans une zone proche, ce sont les associés réunis en Assemblée Générale Extraordinaire qui prennent la décision de la modification du siège social. La décision peut aussi être soumise à l’unanimité des associés
Une fois la décision arrêtée, il faut rédiger un procès-verbal d’assemblée ou fournir la transcription de la décision du représentant légal de la société (président, gérant, associé unique).
Attention : si le transfert de siège social a lieu dans un autre pays que la France, la société change de nationalité et dans ce cas, l’accord unanime des associés est nécessaire.
Mettre à jour les statuts de l’entreprise suite au transfert du siège social
Le siège social est l’adresse administrative et légale d’une société. Elle figure sur les extraits K-bis, le registre du commerce et des sociétés (RCS), registre national des entreprises (RNE) ainsi que sur tous les documents officiels à destination des tiers : clients, fournisseurs, service fiscal, assurance sociale, services administratifs, etc.
Tous les courriers papier destinés à l’entreprise sont envoyés à cette adresse.
L’adresse du siège social est donc nécessairement renseignée dans les statuts de chaque société (SARL, EURL, SASU, SAS, etc.) : elle fait partie des mentions légales obligatoires pour constituer et faire vivre une société. En cas de transfert du siège social, ces derniers sont mis à jour avec la modification.
Le siège social peut être transféré hors des limites du département. Dans ce cas, le Code de commerce prévoit qu’une liste des anciens sièges sociaux ainsi que des différents tribunaux de Commerce compétents soit annexée aux statuts de la société. Ce document doit informer sur la date du dernier transfert de siège social de l’entreprise.
Lorsque les statuts de l’entreprise sont mis à jour, les formalités de modification peuvent débuter.
L’avis de publication d’une annonce légale
La publication de la modification de siège social est réalisée via une annonce légale, déposée dans un journal d’annonces légales (JAL). Il s’agit de publicité légale et non de publicité commerciale. La parution doit avoir lieu dans un journal habilité dans le département où sont installés les locaux utilisés comme siège social.
Si le transfert de siège de la société a lieu dans le même département, l’avis de modification ne nécessite qu’une seule annonce légale et un seul journal d’annonces légales. Si le changement a lieu vers un autre département, deux annonces doivent être publiées, une dans le département de départ et une autre dans le département d’arrivée. Si un journal est habilité dans les deux départements concernés, vous pourrez y publier les deux annonces légales. Si ce n’est pas le cas, la plateforme de publication vous proposera la liste des supports habilités à recevoir des annonces légales (SHAL) disponibles.
Pour les formalités de transfert de siège social, le texte de l’annonce légale doit faire état de :
- la dénomination sociale de l’entreprise suivie de sa forme juridique, ainsi que son sigle (s’il y en a un),
- l’objet social de la société (activité principale),
- le montant du capital social,
- le numéro SIREN,
- l’ancienne et la nouvelle domiciliation du siège social,
- la situation du futur registre de commerce et des sociétés, fonction du lieu d’implantation du nouveau siège social.
Si le ressort du tribunal de commerce (ou greffe) diffère du précédent, l’annonce légale doit préciser les coordonnées du dirigeant ou autre personne ayant le pouvoir de représenter et d’engager la société vis-à-vis de ses tiers.
Le dossier de transfert de siège social sur le guichet unique
La création du dossier de modification du siège social est la dernière étape dans les démarches de déclaration de transfert de siège social. Elle est à faire sur le site du guichet unique, dans la rubrique « modification ».
Les documents qui le composent généralement sont les suivants :
- l’acte faisant état du changement de siège social de la société, certifié conforme par son représentant légal (dirigeant ou non) ;
- les statuts de la société mis à jour et certifiés conformes par son représentant légal (dirigeant ou non) ;
- le justificatif d’occupation des locaux du nouveau siège social (contrat de location, factures électricité, etc.) ;
- l’avis de parution de l’annonce légale dans un journal d’annonces légales, ou les deux avis si le transfert du siège social a lieu dans un autre département. Dans ce second, cas, il faut inclure également la liste des anciens sièges sociaux certifiée conforme par le représentant légal de la société (dirigeant ou non).
Si tous les documents sont présents et corrects, la procédure pour modifier le siège social de la société peut être menée à son terme. Le registre du commerce et des sociétés et le registre national des entreprises enregistrent la modification. La nouvelle adresse du siège social sera mise à jour sur l’extrait K-bis adressé au dirigeant de la société. Dès que vous avez reçu le nouvel extrait Kbis, vous devrez mettre à jour vos coordonnées sur les documents commerciaux et mentions légales. Le transfert de siège social modifie le ressort juridique de votre société, c’est-à-dire le greffe compétent.
La formalité réalisée sur le guichet unique électronique des formalités des entreprises est transmise au greffe pour enregistrement au registre du commerce et des sociétés (RCS). La mise à jour du registre national des entreprises (RNE) est également automatique.
A savoir : Si vous n’avez pas réalisé de formalités dans les derniers mois, le guichet unique vous demande de mettre à jour les données de votre entreprise au RNE. Il s’agit des formalités de complétion – correction. Le guichet unique transmet au greffe les informations que vous aurez vérifiées et modifiées ou corrigées. Cette mise est soumise à vérification et n’est donc pas immédiatement enregistrée dans les bases de données du greffe.
