Le monde des affaires est vaste. Les entreprises doivent se tenir prêtes à gérer tous les aspects d’une activité : de la création de la société à la création d’un poste de travail pour le tout premier employé ! L’aspect social de la vie d’un entrepreneur est parfois complexe. Il ne s’agit plus de s’auto-gérer ... Embaucher, les conséquences sur ma SARL
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Mis à jour le 12 novembre 2024
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Rédigées par des experts juridiques
Fiches pratiques accompagnées de modèles
Les points à retenir
La première étape lors de l’embauche pour l’entreprise est la rédaction et la signature du contrat de travail du salarié
Par la suite, l'envoi de la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) à l’URSSAF permet d'enregistrer le nouveau salarié
À partir du moment où une entreprise embauche son premier salarié, elle doit tenir un registre unique du personnel
Tout nouveau salarié d’une entreprise doit obligatoirement passer une visite d’information et de prévention, organisée par l’employeur
Le monde des affaires est vaste. Les entreprises doivent se tenir prêtes à gérer tous les aspects d’une activité : de la création de la société à la création d’un poste de travail pour le tout premier employé ! L’aspect social de la vie d’un entrepreneur est parfois complexe. Il ne s’agit plus de s’auto-gérer mais d’encadrer un travailleur dans les meilleures conditions possibles. Ce nouveau statut, de « patron », de « responsable », en SARL implique alors quelques formalités.
Au sein d’une entreprise, que cette dernière soit une Société A Responsabilité Limitée (SARL), une Société par Actions Simplifiée (SAS), ou même une Entreprise Unipersonnelle à Responsabilité Limitée (EURL), l’embauche d’un salarié a des conséquences, notamment du côté des formalités administratives à effectuer par le gérant. En effet, tout employeur doit respecter une procédure bien définie par le droit français, de la rédaction du contrat de travail par le gérant à la déclaration préalable à l’embauche. L’entreprise doit aussi gérer la transmission de plusieurs documents auprès des instances compétentes, comme l’URSSAF. D’autres démarches administratives ne doivent pas être négligées par l’entreprise comme les formalités relatives à la retraite complémentaire de chaque membre du personnel.
Vous êtes entrepreneur ou souhaitez le devenir dans un avenir proche, et vous voulez avoir plus d’informations sur les conséquences de l’embauche pour votre future Société A Responsabilité Limitée ?
Qu’implique votre responsabilité de gérant pour embaucher un travailleur au sein de votre SARL ? Comment envisager la croissance de votre SARL avec l’arrivée d’un salarié ? Quels sont les droits des employés ? Que dit le Code du travail en matière d’embauche pour votre activité ? Quels sont les différents statuts possibles ? Que doit contenir un contrat de travail ? A quoi doivent penser les entrepreneurs avant d’embaucher ?
La première étape lors de l’embauche pour l’entreprise est bien évidemment la rédaction et la signature du contrat de travail du salarié. Le gérant peut le rédiger lui-même en se basant sur des modèles en ligne ou confier cette tâche à un expert du juridique ou du recrutement. Dans ce document essentiel, dont aucun employeur ne peut se passer, un certain nombre d’informations doivent figurer, notamment tout ce qui concerne le fonctionnement de l’emploi concerné. Horaires, lieu de travail, clause de mobilité et de non-concurrence, salaire et autres avantages négociés (rémunération fixe, rémunération variables, primes exceptionnelles, primes sur objectif, etc.), les missions ; l’intégralité du poste doit être passée en revue.
À noter que le code du travail français oblige la signature du contrat de travail pour tous les types de postes, sauf pour le contrat à durée indéterminée et à temps complet. Le contrat peut en effet être “non-écrit” et seule la transmission d’une copie de la déclaration préalable à l’embauche est indispensable. Cependant, pour des raisons évidentes de litiges entre employeur et salarié, il vaut mieux toujours faire signer un contrat de travail.
Parmi les formalités juridiques liées à une embauche pour l’entreprise, l’entrepreneur/gérant doit également procéder à l’envoi de la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) à l’URSSAF. En effet, cette procédure est essentielle pour faire enregistrer le nouveau salarié et mettre en place un certain nombre de formalités telles que :
La transmission de la déclaration préalable à l’embauche doit être faite avant la date de prise d’emploi, dans les 8 jours qui précèdent l’embauche.
Bien sûr, une copie de cette déclaration ou au moins l’accusé de réception délivré par l’URSSAF doivent être délivrés au salarié concerné par l’employeur.
Si votre entreprise utilise un des dispositifs ci-dessous, la DPAE est déjà intégrée :
Comme nous l’avons vu un peu plus haut, un salarié nouvellement embauché au sein d’une entreprise doit être obligatoirement affilié à une caisse de retraite complémentaire. C’est donc à l’employeur de mettre en place la procédure nécessaire via le régime de retraite complémentaire des salariés du privé : AGIRC-ARRCO.
À partir du moment où une entreprise embauche son premier salarié, l’employeur est tenu de détenir un certain nombre de registres, parmi lesquels le registre unique du personnel. Dans ce document, plusieurs informations doivent être inscrites par le gérant, à commencer par :
Depuis plusieurs années, le registre unique du personnel n’est plus obligatoirement physique, il peut tout à fait être dématérialisé.
Tout nouveau salarié d’une entreprise doit obligatoirement passer une visite d’information et de prévention, organisée par l’employeur, que ce soit pour vérifier son état de santé ou pour l’informer des risques de son poste, son activité. Cette visite, qui remplace la visite médicale d’embauche, est indispensable dans les 3 mois à partir de l’embauche et doit être renouvelée tous les 5 ans.
Pour toutes les entreprises, dont la Société à Responsabilité Limitée (SARL), les obligations sociales varient en fonction du nombre de salariés que compte l’activité. Les cotisations sociales ainsi que leur taux dépendent également de ces seuils.
L’administration a défini 4 seuils qui déterminent les obligations que vous allez devoir respecter :
Pour calculer les effectifs salariés de votre entreprise, le gérant ne doit pas prendre en compte :
La création d’un poste de travail au sein de votre activité, pour la toute première fois, demande le respect scrupuleux de plusieurs formalités. Les services d’un comptable, mais aussi d’un assistant administratif peut vous aider pour établir le contrat de travail en fonction de l’activité de votre entreprise, mais aussi comprendre le mode de rémunération, les cotisations à payer, les droits des salariés, la responsabilité impliquée par l’embauche d’un employé. Aussi, il est utile de s’informer sur les différents statuts possibles, le régime social, l’impact sur le business, conditions de licenciement d’un salarié, la période d’essai, la rupture conventionnelle du contrat de travail, les droits en matière de congé payé, d’arrêt maladie, de congé maternité ou paternité, la hausse des salaires en début d’année, les entretiens individuels obligatoire à mener, la liste des objectifs, etc. L’entrepreneur à la tête de son entreprise devient alors un véritable pilier pour son premier salarié en exercice. Embaucher en SARL est donc une belle aventure, qui se prépare.