Registres légaux : quelles sont les obligations pour le gérant
Parmi les obligations légales imposée par le Code du travail figure la bonne tenue de registres légaux.
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Mis à jour le 14 novembre 2024
En France, la loi encadre fermement la création des sociétés (Micro-entreprise, EURL, SASU, SAS, SA, SARL, SCI, etc). La création d’une entreprise implique une rigueur administrative qui se poursuit tout au long de la vie de la société. Parmi les obligations légales imposée par le Code du travail figurent la création, la conservation et la bonne tenue d’un certain nombre de registres légaux. Des étapes sont à respecter la législation, comme la bonne tenue de différents registres de l’entreprise.
Quels sont les registres légaux d’une entreprise ? A quoi servent ces registres ? Quelles sont les obligations pour les entreprises en matuère de registres ?
Voici une liste exhaustive et complète des documents que vous devez être en mesure de présenter à l’inspection du travail en cas de contrôle des activités de votre SARL.
Les registres légaux obligatoires pour les entreprises
Le registre unique du personnel de l’entreprise
Obligatoire à partir d’un salarié au sein de l’entreprise, le code du travail impose à l’employeur d’être transparent sur les employés de l’entreprise. Ce registre peut prendre différentes formes. Le registre peut exister en format papier ou en format numérique et concerne tous les types de contrats de travail.
Fondements juridiques :
Le registre du CSE
La tenue du registre du CSE est obligatoire à partir de 11 salariés au sein de l’entreprise. Ce registre doit contenir une trace écrite des échanges entre les représentants du personnel et l’employeur au Comité Social et Economique.
Fondements juridiques :
Le registre des assemblées
Le registre des assemblées doit contenir une trace écrite des procès verbaux des délibérations qui ont lieu en assemblée générale au cours de la vie de l’entreprise. Ces assemblées générales sont l’occasion pour les actionnaires ou les associés des sociétés de prendre des décisions autour de l’entreprise.
Fondements juridiques :
Le document unique d’évaluation des risques professionnels
La tenue du registre intitulé « document unique d’évaluation des risques professionnels » est obligatoire à partir d’un salarié embauché au sein de l’entreprise. Ce document unique fait état des risques professionnels encourus par les travailleurs et des actions de prévention et de protection prévues en cas d’incident.
Fondements juridiques :
Le certificat représentatif de parts sociales
La tenue du registre intitulé « Le certificat représentatif de parts sociales » est obligatoire dans le cas où la répartition des parts sociales figure dans les statuts juridiques de la société à responsabilité limitée (SARL). Dans ce cas, le certificat représentatif de parts sociales doit être mis à jour à chaque cession ou création de titre.
Fondements juridiques :
Le registre des alertes en matière de santé publique et d’environnement
Le registre des alertes en matière de santé publique et d’environnement doit être mis à disposition des salariés de l’entreprise et doit lister, comme son nom l’indique, les alertes en matière de santé publique et d’environnement.
Fondements juridiques :
Le registre spécial des repos hebdomadaires particuliers
Le registre spécial des repos hedbomadaires particuliers doit mentionner les noms des salariés de l’entreprise soumis à un régime particulier et indiquer ce régime. Ce registre doit contenir les caractéristiques du repos (c’est à dire le jour et les fractions de journées choisies par les salariés).
Fondements juridiques :
Le registre ou tableau organisant le travail en équipe
En cas d’organisation du travail par relais, par roulements du personnel ou par équipes successives au sein de l’entreprise, la composition nominative de chaque équipe, y compris les salariés mis à disposition par une entreprise de travail temporaire, doit figurer dans un document.
Fondements juridiques :
Le registre de contrôle de sécurité
La tenue du registre de contrôle de sécurité est obligatoire pour les sociétés recevant du personnel dans leur établissement.
Fondements juridiques :
Le registre des dangers graves et imminents
Le registre des dangers graves et imminents doit lister les procédures d’alertes à suivre en cas de dangers considérés comme « graves et imminents » pour le personnel. Le document doit contenir les informations suivantes : les postes de travail concernés par la cause du danger constaté, la nature et la cause de ce danger, ainsi que les noms des travailleurs exposés.
Fondements juridiques :
Le registre des vérifications électriques
La tenue du registre des vérifications électriques est obligatoire pour les sociétés recevant des travailleurs dans leur établissement. Ce registre doit consigner les derniers rapports de vérifications électriques.
Fondements juridiques :
Le registre des activités de traitement
La tenue du registre des activités de traitement est obligatoire du moment où la société traite des données personnelles. Les informations obligatoires que doit comporter le documents sont listées dans l’article 30 du RGPD (lien ci-après).
Fondements juridiques :
Livre-journal et grand livre
Le livre-journal et le grand livre sont deux documents comptables et obligatoires pour certains types de sociétés. Le livre-journal et le grand livre doivent consigner tous les mouvements qui affectent le patrimoine de l’entreprise.
Fondements juridiques :
Les registres fortement recommandés
Le registre des accidents bénins non déclarés
Le registre des accidents bénins non déclarés a pour but de consigner les incidents sans grande conséquence sur la santé du personnel qui n’ont pas entraîné d’arrêt de travail ou de signalement à la sécurité sociale.
Fondements juridiques :
Le livre d’inventaire
La tenue du livre d’inventaire n’est plus obligatoire depuis le 1er janvier 2016. Toutefois, il est vivement recommandé car l’établissement d’un inventaire annuel est obligatoire pour certaines entreprises.
Fondements juridiques :
Le Registre de présence
Aucune disposition légale n’oblige les sociétés à responsabilité limitée (SARL) à établir un registre ou une feuille de présence des associés aux assemblées générales. Or, un tel document sert de preuve en cas de contestation (par exemple sur la présence d’un associé à une assemblée ou son nombre de voix). C’est pourquoi sa tenue est fortement recommandée.