Comment modifier son siège social ?

Une entreprise qui prend la décision d’un transfert de siège social doit mettre les statuts de sa société à jour. Ensuite, quelques formalités sont à réaliser : publier une annonce légale dans un journal d’annonces légales et composer un dossier de modification sur la plateforme en ligne du guichet unique.  

Rappel : la loi française admet que les locaux où s’exerce l’activité de l’entreprise soient séparés du siège social de celle-ci. C’est fréquemment le cas lorsque le siège social de l’entreprise est situé au domicile de son dirigeant.   

Prendre la décision de transférer le siège social de sa société  

Quelle que soit la forme juridique (SARL, EURL, SAS, SASU, SCI, etc.) de la société exploitant l’entreprise, le changement de siège social entraîne la modification de ses statuts.   

La décision de modifier la domiciliation de sa société est prise selon la forme juridique de l’entreprise. Voilà les règles qui s’appliquent :  

• Dans une SARL, la décision finale de modifier le siège social de l’entreprise est actée par l’assemblée des associés. Si la décision de transférer le siège social est prise par le gérant seul, ce changement doit être ratifié par l’assemblée des associés. 
• Dans une EURL (forme unipersonnelle de la SARL), c’est l’associé unique qui prend la décision du transfert de siège social, même s’il n’est pas dirigeant de son entreprise. La décision doit être reportée dans le registre des décisions de la société. 
• Dans une SAS ou dans une SASU (forme unipersonnelle de la SAS), c’est l’organe compétent, désigné dans les statuts de l’entreprise qui prend la décision du changement de domiciliation : président ou assemblée des associés pour la SAS et associé unique pour la SASU (avec enregistrement de la décision dans le registre des décisions comme pour l’EURL).  
• Dans une Société Civile, sauf si les statuts donnent la possibilité au gérant de transférer le siège social dans la même ville ou dans une zone proche, ce sont les associés réunis en Assemblée Générale Extraordinaire qui prennent la décision de la modification du siège social.  

Une fois la décision arrêtée, il faut rédiger un procès-verbal d’assemblée ou fournir la transcription de la décision du représentant légal de la société (président, gérant, associé unique).  

Attention : si le transfert de siège social a lieu dans un autre pays que la France, la société change de nationalité et dans ce cas, l’accord unanime des associés est nécessaire.  

Mettre à jour les statuts de l’entreprise suite au transfert du siège social   

Le siège social est l’adresse administrative et légale d’une société. Elle figure sur les extraits K-bis, le Registre du Commerce et des Sociétés, Registre National Des Entreprises ainsi que sur tous les documents officiels à destination des tiers : clients, fournisseurs, service fiscal, assurance sociale, services administratifs, etc.   

Tous les courriers papier destinés à l’entreprise sont envoyés à cette adresse.  

L’adresse du siège social est donc nécessairement renseignée dans les statuts de chaque société (SARL, EURL, SASU, SAS, etc.) : elle fait partie des mentions légales obligatoires pour constituer et faire vivre une société. En cas de transfert du siège social, ces derniers sont mis à jour avec la modification.  

Le siège social peut être transféré hors des limites du département. Dans ce cas, le Code de Commerce prévoit qu’une liste des anciens sièges sociaux ainsi que des différents tribunaux de Commerce compétents soit annexée aux statuts de la société. Ce document doit informer sur la date du dernier transfert de siège social de l’entreprise.  

Lorsque les statuts de l’entreprise sont mis à jour, les formalités de modification peuvent débuter.  

L’avis de publication d’une annonce légale  

La publication de la modification de siège social est réalisée via une annonce légale, déposée dans un journal d’annonces légales (JAL). Il s’agit de publicité légale et non de publicité commerciale. La parution doit avoir lieu dans un journal habilité dans le département où sont installés les locaux utilisés comme siège social.  

Si le transfert de siège de la société a lieu dans le même département, l’avis de modification ne concerne qu’une seule annonce légale et un seul journal d’annonces légales. Si le changement a lieu vers un autre département, deux annonces doivent être publiées, une dans le département de départ et une autre dans le département d’arrivée.  

Le contenu de l’annonce légale doit faire état de :  

• la dénomination sociale de l’entreprise suivie de sa forme juridique, ainsi que son sigle (s’il y en a un),  
• l’objet social de la société (activité principale),  
• le montant du capital social,  
• le numéro SIREN,  
• le numéro actuel du Registre du Commerce et des Sociétés,   
• l’ancienne et la nouvelle domiciliation du siège social,  
• la situation du futur Registre de Commerce et des Sociétés, fonction du lieu d’implantation du nouveau siège social.  

Si le ressort du Tribunal de Commerce diffère du précédent, l’annonce légale doit préciser les coordonnées du dirigeant ou autre personne ayant le pouvoir de représenter et d’engager la société vis-à-vis de ses tiers.  

Le dossier de déclaration de transfert de siège social   

La création du dossier de modification du siège social est la dernière étape dans les démarches de déclaration de transfert de siège social.  Elle est à faire sur le site du guichet unique, dans la rubrique ‘modification’. 

Les documents qui le composent généralement sont les suivants :  

• l’acte faisant état du changement de siège social de la société, certifié conforme par son représentant légal (dirigeant ou non) ; 
• les statuts de la société mis à jour et certifiés conformes par son représentant légal (dirigeant ou non) ; 
• le justificatif d’occupation des locaux du nouveau siège social (contrat de location, factures électricité, etc.) ; 
• l’avis de parution de l’annonce légale dans un journal d’annonces légales, ou les deux avis si le transfert du siège social a lieu dans un autre département. Dans ce second, cas, il faut inclure également la liste des anciens sièges sociaux, certifiée conforme par le représentant légal de la société (dirigeant ou non).  

Si tous les documents sont présents et corrects, la procédure pour modifier le siège social de la société peut être menée à son terme. Le Registre du Commerce et des Sociétés et le Registre National des Entreprises sont modifiés en prenant compte de la nouvelle adresse du siège social et l’extrait K-bis mis à jour est adressé au dirigeant de la société.