Au cours de son existence, il y a de multiples raisons pour lesquelles une entreprise peut avoir besoin de transférer son siège social. Comme tout changement interne à une société, ce transfert de siège social exige de suivre un certain nombre de formalités administratives et légales, peu importe que celui-ci se fasse dans le même département ou dans un autre que le siège social initial. Cependant, dans le second cas, il existe une particularité qu’il faut impérativement prendre en compte pour réaliser les démarches liées à la modification du siège social de la société.
Si vous êtes une entreprise concernée par la modification de domiciliation de votre entreprise, faisons le point sur les différentes démarches à accomplir, plus précisément si le futur siège social est situé dans un nouveau département.
Il y a plusieurs raisons qui peuvent expliquer la nécessité de transférer le siège social d’une entreprise. Il peut par exemple s’agir d’un projet de développement de la société et de son activité nécessitant des locaux plus grands, ou d’un rapprochement familial pour le dirigeant. Dans tous les cas, ce transfert de siège social peut se faire au domicile du gérant de l’entreprise, dans un local commercial, au sein d’une société de domiciliation ou même dans une pépinière d’entreprises.
Pour pouvoir enclencher le processus de changement de domiciliation, il faut suivre les règles en vigueur selon la forme juridique de la société (SA, SAS, SASU, SCI, SARL, EURL, etc). Les modalités sont définies par les statuts juridiques de l’entreprise et le droit des sociétés (code de commerce et code civil). D’une forme juridique à l’autre, la décision peut relever d’un dirigeant (gérant de SARL, président de SAS, conseil d’administration ou de surveillance d’une SA…) ou d’une assemblée générale des associés / actionnaires. Si l’assemblée générale n’est pas la règle pour prendre la décision du changement de siège social, une consultation des associés ou actionnaires reste généralement nécessaire pour valider définitivement le transfert du siège social. Le cas des sociétés unipersonnelles (EURL et SASU) est à part puisqu’elles sont contrôlées par une seule personne (physique ou morale).
En dehors des assemblées générales, voici les différentes modalités possibles en fonction de la forme de la société :
- pour une société à responsabilité limitée ou SARL, le gérant de l’entreprise peut décider d’un transfert de siège social, sous réserve de faire ratifier cette décision par les associés détenant plus de la moitié des parts sociales au capital social, sans quoi la société devra revenir dans son précédent siège social.
- pour une société par actions simplifiée (SAS) ou une société anonyme (SA), tout dépend des statuts rédigés lors de la création de l’entreprise, puisque ces derniers contiennent les modalités de la décision, les règles de majorité ou encore l’organe compétent que les actionnaires fondateurs peuvent avoir définis à leur convenance. Par exemple, il peut s’agir du président de la SAS ou du conseil d’administration/conseil de surveillance de la SA.
- pour une entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée (EURL) ou une société par actions simplifiée unipersonnelle (SASU), c’est l’associé ou actionnaire unique de l’entreprise qui est seul décisionnaire du changement de domiciliation, sauf s’il a nommé un représentant légal (gérant / président) qui peut avoir le pouvoir de prendre ce type de décision.
- pour une société civile immobilière (SCI), la décision peut être prise par le gérant si le transfert se limite à la même commune ou dans une zone proche, ou en assemblée générale.
Dans tous les cas, un procès-verbal notifiant la décision des associés de changer de domiciliation doit être dressé par la société. Pour une société unipersonnelle ce transfert de siège doit être noté dans le registre des décisions.
Une fois que la décision de changement de domiciliation est actée par l’entreprise, elle entraîne la modification des statuts de la société. Tout en listant les différents sièges antérieurs, l’adresse de la nouvelle domiciliation doit y figurer. La formalité doit être enregistrée par le Registre National Des Entreprises (RNE) dans un délai d’un mois à partir de la date de décision prise en Assemblée générale (ou non selon le type de sociétés).
Pour cela, il est nécessaire de publier 2 avis de modification de vos statuts. le premier avis de modification de siège social doit être publié dans un journal d’annonces légales (JAL) habilité du département de l’ancien siège social de la société. La seconde annonce légale de modification doit être publiée dans un JAL du département du nouveau siège social. Dans ces deux annonces légales, un certain nombre de mentions sont obligatoires :
- la forme de la société ;
- la dénomination sociale de l’entreprise ;
- la mention du transfert du siège social ;
- l’adresse du siège social concerné ;
- le montant du capital social de l’entreprise ;
- l’objet social de l’activité ;
- l’identité des associés ou des actionnaires ;
- la durée de la société ;
- l’identité du gérant ;
- le greffe du tribunal compétent.
Pour finir les formalités de transfert de siège social, il faudra déposer un dossier de modification sur le site du guichet unique des entreprises. Bien évidemment, un certain nombre de pièces justificatives doivent être fournies avec ce dossier de modification de siège social. Il s’agit par exemple :
- d’un exemplaire des statuts mis à jour, daté et certifié conforme par le gérant de l’entreprise ;
- des 2 attestations de parution des annonces légales publiées dans un journal habilité de chaque département (ancien siège social et nouveau siège social);
- d’un justificatif de jouissance des nouveaux locaux (photocopie du contrat de bail, de factures d’électricité …).
