En France, toute entreprise doit déterminer l’adresse de son siège social, à savoir le domicile juridique de l’entreprise. Ce choix de domiciliation a de multiples conséquences, comme la nationalité de la société, le ressort juridique (tribunal compétent) en cas de litige, les aides locales ou régionales que l’entreprise peut obtenir, etc. Un seul siège social est requis par société et ce dernier doit automatiquement être précisé dans les statuts, les factures ou les courriers commerciaux. Pour décider de l’emplacement du siège social, un entrepreneur dispose de plusieurs solutions de domiciliation : domicile personnel, local commercial, pépinière d’entreprises, etc.
Faisons le point sur cette notion siège social, de domiciliation d’une entreprise et sur les obligations légales qui s’y rattachent.
Pourquoi le choix du siège social est important pour l’entreprise ?
Comme nous l’avons vu en introduction, non seulement le siège social est important pour déterminer la nationalité de l’entreprise, mais, en plus, il permet de connaître les juridictions compétentes en cas de conflit. C’est l’adresse du greffe du tribunal de commerce qui figure en en-tête sur l’extrait Kbis. La source de l’information est le registre du commerce et des sociétés (RCS). Dès la création de la société sur le guichet unique électronique des formalités, le dirigeant de l’entreprise ou son représentant légal déclare l’adresse du siège social. Elle figure dans les statuts de la société.
Toutefois, son importance ne se limite pas à ces quelques événements, puisque le siège social a aussi une importance d’ordre fiscal. Il est notamment essentiel lors du paiement de la CET (contribution économique territoriale), comprenant la CFE (cotisation foncière des entreprises) et la CVAE (cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises).
De même, en fonction de l’activité concernée, le choix du siège social a un impact considérable sur l’image de marque de la société. Le lieu d’implantation de l’entreprise peut également avoir une influence pour le recrutement de salariés. Le réseau de transport disponible ou la possibilité de garer un véhicule motorisé (deux-roues ou voiture) ou un vélo dans un espace sécurisé sont des points importants. Le lieu choisi par le dirigeant pour implanter le siège social de votre entreprise est réellement stratégique.
Enfin, local choisi doit pouvoir répondre à certaines exigences pour l’activité de l’entreprise, comme l’accueil du personnel ou des clients au sein des locaux.
Autant dire que le choix de votre siège social n’est pas à prendre à la légère, peu importe la forme juridique de votre entreprise.
Quelles sont les obligations légales concernant le siège social d’une entreprise ?
Dès qu’il s’agit du siège social d’une société, un certain nombre de formalités sont à respecter. Pour commencer, la déclaration de l’adresse est obligatoire lors de la demande d’immatriculation ou en cas de transfert au cours de la vie de l’entreprise.
- Pour une création d’entreprise, seul un justificatif de jouissance du local (contrat de bail, titre de propriété, facture d’électricité, etc.) est à joindre avec la demande d’immatriculation. Si le dirigeant de l’entreprise opte pour le siège social à son domicile personnel, il doit fournir un justificatif de domicile de moins de 3 mois.
- Pour un changement d’adresse d’une société, c’est-à-dire un transfert de siège social, les statuts juridiques de l’entreprise doivent être modifiés. La procédure varie en fonction de la forme juridique de l’entreprise (SARL, SAS…). Dans tous les cas, la formalité doit être réalisée via le guichet unique dématérialisé. Parmi les documents obligatoires, vous devez fournir un justificatif de jouissance du local, le procès-verbal relatif à la décision de transfert de siège social (seulement pour les entreprises concernées), et un exemplaire des statuts modifiés en conséquence (là encore pour les entreprises concernées).
À noter que, lorsque le transfert du siège social se fait vers un pays étranger, la dissolution de la société est, en principe, nécessaire pour pouvoir modifier l’adresse du siège social. Le dirigeant doit ensuite créer une société selon les formalités prévues par le pays pour le nouveau siège social.
Comment choisir le siège social d’une entreprise ?
En ce qui concerne la domiciliation d’une entreprise, il existe un certain nombre d’options, dotées d’avantages et inconvénients très différents.
Pour son siège social, l’entreprise peut acheter un lieu ou choisir de passer par la location d’un local commercial. Cette solution est celle qui s’impose lorsque l’activité nécessite d’accueillir du public ou du personnel. Bien évidemment, se domicilier dans un local attitré reste assez coûteux et peut représenter un poids non négligeable à la création de la société. Pour une entreprise de production de biens, ou de services nécessitant des équipements, il est difficile de ne pas avoir de local dédié à l’entreprise. Le plus souvent, ce sera aussi l’adresse du siège social.
A l’inverse, pour une activité de type libéral, l’entreprise peut opter pour une domiciliation commerciale de son siège social, à savoir l’utilisation de l’adresse d’une société de domiciliation, spécialisée dans l’hébergement d’entreprises. Très abordable et complétée par de nombreux services (comme du secrétariat, du renvoi de courriers, etc.), c’est une solution tout indiquée lorsque l’activité n’a pas besoin d’accueillir de clients ou de personnel. Et en cas de besoin, l’entreprise de domiciliation propose généralement des salles de réunion pour accueillir les clients des entreprises qu’elle héberge.
Malgré son coût imbattable, la domiciliation du siège social à l’adresse du dirigeant de l’entreprise peut avoir certaines contraintes importantes. Spécifiquement, le fait que les clients, partenaires et collaborateurs puissent avoir accès publiquement à l’adresse du domicile du gérant peut être gênant. Avant d’envisager ce choix, en cas d’appartement utilisé en tant que siège social de l’entreprise, il est indispensable de vérifier que le règlement de copropriété vous le permet.
Le domicile personnel du représentant légal de l’entreprise est une possibilité plus adaptée à la micro-entreprise ou l’entreprise individuelle classique. Sans oublier que le statut de micro-entreprise ou entreprise individuelle n’est pas concernée par les formalités légales d’une société. On ne parle donc pas de siège social pour ce type d’entreprise.
Enfin, la pépinière d’entreprises est une belle opportunité pour une jeune entreprise, puisqu’elle permet à une société qui s’immatricule d’accéder à une infrastructure importante et déjà opérationnelle. Des équipements informatiques aux salles de réunion, cette domiciliation est financièrement très abordable, d’autant plus que l’entrepreneur y trouve un réseau potentiel pour développer son activité. Dès que l’activité sera pérennisée, l’entreprise pourra déménager son siège social dans ses propres locaux.
Comment faire pour un établissement secondaire de l’entreprise ?
Si votre entreprise se développe et loue ou achète un local pour accueillir de la clientèle ou agrandir ses bureaux, il dépend juridiquement de la société. Le droit commercial permet d’ouvrir un établissement secondaire à tout moment, dès la création ou ultérieurement. L’adresse de cet établissement supplémentaire ou secondaire s’ajoute simplement à celle du siège social de l’établissement principal. Après déclaration obligatoire dans le mois de son ouverture au guichet unique, il figure sur l’extrait K-bis, comme l’adresse du siège social de l’entreprise. Il aura un numéro Siret propre reprenant les 9 chiffres de la société auxquels s’ajoutent 5 chiffres.
Comme pour le siège social de la société, c’est le greffe du greffe du Tribunal de Commerce compétent pour cet établissement qui valide l’inscription au registre du commerce et des sociétés (RCS) de l’établissement secondaire.
