Se lancer dans la création d’une entreprise demande de procéder à des démarches obligatoires et inévitables en tant que chef d’entreprise, et cela, quelle que soit la forme juridique de la société. Pour exercer son activité en toute légalité, l’entreprise doit donc respecter la réglementation en vigueur et suivre les étapes de création d’une activité. Si la rédaction des statuts de l’entreprise est l’une des étapes phares pour constituer le dossier d’immatriculation, la question de la domiciliation d’entreprise se poser assez rapidement car il s’agit également d’un élément indispensable.
Toute société doit, dès sa création, avoir un siège social dont l’adresse est précisée dans les statuts. Le dirigeant d’entreprise peut souhaiter que le siège social de sa société soit domicilié chez lui, en s’appuyant sur l’article L123-11-1 du Code du Commerce. Pour cela, il devra justifier la jouissance ou la propriété du local.
Qu’est-ce que la domiciliation d’une entreprise ?
La domiciliation d’une entreprise est une formalité obligatoires pour toutes les entreprises. Il s’agit de définir l’adresse du siège social de l’entreprise. Le siège social est l’adresse à laquelle la société reçoit son courrier officiel. On dira alors qu’il s’agit de son adresse légale, juridique et administrative. Celle-ci est peut être consultée en ligne par les tiers car elle est associé à l’identité même de l’entreprise. L’adresse de domiciliation de l’entreprise apparaît également sur l’ensemble des supports de communication de l’entreprise : ses flyers, ses devis, ses factures, ses contrats, etc.
Il est donc légitime de se poser la question du choix de cette adresse de domiciliation pour l’activité de l’entreprise car cela signifie que cette dernière est visible par tous, et donc potentiellement accessible. L’entreprise doit alors choisir entre communiquer son adresse personnelle comme adresse de domiciliation ou préserver sa vie privée et trouver d’autres options.
Quelles sont les conditions pour domicilier son entreprise à son domicile personnel ?
Depuis 2005, la loi autorise le dirigeant à domicilier son entreprise à son adresse personnelle. Cependant, le Code de Commerce impose que l’entrepreneur-dirigeant doit fournir un justificatif de jouissance du lieu, qu’il en soit propriétaire ou qu’il l’occupe en location, ou sous-location. Ce peut être une facture du fournisseur d’énergie, une facture de téléphone, un contrat de bail, un contrat de location, etc.
Si les lieux sont en copropriété, un écrit du syndic et le règlement de copropriété complèteront le dossier d’immatriculation de la société, déposé au Centre de Formalités des Entreprises (CFE) compétent ou auprès du greffe du Tribunal de Commerce.
Quelle est la durée de la domiciliation d’entreprise à son domicile personnel?
La domiciliation est l’adresse administrative de la société, c’est son siège social, tel que notifié dans les statuts de l’entreprise. C’est l’endroit où les tiers de la société (services fiscaux, sociaux, fournisseurs, clients, etc.) adressent leur courrier postal.
Selon la loi, le dirigeant de la société, nommé dans les statuts, n’est pas nécessairement propriétaire de son domicile pour y établir son siège social. Ainsi, un locataire peut utiliser son domicile personnel pour sa société. Toutefois, sans l’accord du propriétaire ou si le propriétaire refuse de lui donner l’autorisation de domicilier l’entreprise chez lui, l’entrepreneur devra changer la domiciliation au bout de 5 ans. Le contrat de bail peut également comprendre une clause interdisant au locataire d’utiliser le bien pour un autre usage que l’habitation.
Enfin, certaines mairies réduisent l’autorisation de domiciliation à une durée déterminée pour des raisons d’urbanisme ou pour respecter des arrêtés (municipaux ou préfectoraux).
Nous venons de citer deux situations dans lesquelles des dispositions législatives ou stipulations contractuelles interdisent la domiciliation de l’entreprise au domicile personnel de son dirigeant. Malgré cela, la société peut installer son siège social au domicile de son gérant ou de son président, de manière provisoire. La domiciliation ne perdurera alors que jusqu’à l’échéance légale ou contractuelle de l’occupation du lieu, ne pouvant dépasser la limite de 5 ans à compter de l’immatriculation de la société.
Le dirigeant de la société doit notifier sa décision par écrit aux personnes concernées et le faire dans un courrier en recommandé avec accusé de réception. En fonction de la situation, le courrier est adressé au bailleur du local en location, au syndicat ou représentant de la copropriété ou de l’immeuble concerné.
Note : si le président (SAS / SASU, SA) ou le gérant (SARL / EURL) déménage avant la fin du délai de 5 ans, il pourra transférer le domicile de la société en ce lieu pour la période restant à courir. Ceci, bien sûr, si aucune disposition législative ou stipulation contractuelle ne s’y oppose.
Une fois le délai de 5 ans écoulé, la société doit transférer son siège social dans un local commercial ou avoir recours à une autre forme de domiciliation. Les entrepreneurs peuvent alors domicilier leur société dans le local où ils exercent leur activité professionnelle (atelier, entrepôt, boutique, etc.), ou opter pour un système de domiciliation collective comme un espace de coworking, une société de domiciliation, etc.
Une fois la nouvelle domiciliation établie, le dirigeant modifie les statuts de la société et fait paraître un avis de modification dans journal d’annonces légales habilité dans le département du siège social de l’entreprise. Enfin, il complète un formulaire Cerfa M2 et constitue un dossier de modification du Registre du Commerce et des sociétés (RCS).
Ce dossier est ensuite déposé au Centre des formalités des entreprises (CFE) dédié, auprès du greffe du Tribunal de Commerce compétent ou bien encore auprès du guichet unique électronique. Un nouvel extrait K-bis de la société est émis, à l’adresse du nouveau siège social.
