La comptabilité d’une entreprise est souvent perçue comme une tâche complexe et fastidieuse. Pourtant, une gestion comptable efficace est essentielle pour assurer la pérennité et la croissance de l’activité de l’entrepreneur, quelle que soit la forme de votre entreprise. Il est donc recommandé de tenir une comptabilité dès la constitution de l’entreprise, de manière sérieuse et assidue, pour éviter les erreurs comptables pouvant coûter cher, à terme, à l’entrepreneur.
En France, on comptait près de 1,8 million de micro-entrepreneurs en 2022, selon l’INSEE. Un régime qui ne cesse de séduire de plus en plus d’entrepreneurs soucieux de développer un business. Et pour cause, la micro-entreprise est un régime simplifié : les démarches et formalités à accomplir tant pour sa création que pour sa gestion comptable, fiscale, sociale, sont accessibles par tous.
Quelles sont les obligations comptables des micro-entrepreneurs en France ? Comment tenir sa comptabilité en tant qu’auto-entrepreneur ? Explications.
Les obligations comptables de l’auto-entrepreneur
Le livre de recettes fait parties des obligations comptables
En tant qu’auto-entrepreneur, la gestion comptable de l’activité est assez simple. L’obligation commune à tous les micro-entrepreneurs réside en la tenue d’un livre de recettes. Le livre de recettes est un document obligatoire, qui répertorie chronologiquement l’intégralité des encaissements (les recettes ou l’argent gagné), issu de la micro-entreprise.
Dans un fichier Excel, par exemple, le micro-entrepreneur doit lister par ordre d’encaissement, le chiffre d’affaires généré par prestation ou vente réalisée, avec ou sans TVA selon sa situation.
Les mentions obligatoires sont donc les suivantes : la date de la transaction, le montant perçu, la nature de la vente ou de la prestation mais aussi le mode de facturation et de règlement, surtout si vous en proposez plusieurs à vos clients.
Il est aussi crucial de conserver précieusement les devis obligatoires et gratuits signés par vos clients, tout comme les factures envoyées en fin de prestation.
Le registre des achats pour les activités commerciales
Pour les auto-entrepreneurs exerçant une activité commerciale ou de fourniture de logement, il est également nécessaire de tenir un registre des achats. Mais de quoi s’agit-il ?
Comme son nom l’indique, ce document n’est autre qu’un inventaire des dépenses effectuées dans le cadre de l’activité du micro-entrepreneur. A l’inverse du livre de recettes, qui comptabilise toutes les entrées de chiffre d’affaires, le registre d’achat répertorie toutes les sorties d’argent.
Voici les mentions obligatoires du registre des achats pour les auto-entrepreneurs exerçant une activité commerciale ou de fourniture de logement :
- La date de l’achat ;
- Le montant de l’achat ;
- La nature de l’achat ;
- Le nom du fournisseur.
Respecter cette obligation comptable pour les auto-entrepreneurs permet non seulement de suivre scrupuleusement les dépenses, mais aussi de justifier les charges en cas de contrôle fiscal.
La conservation des pièces justificatives
La comptabilité d’une micro-entreprise est assez simple, comme le prouvent les points précédents. En revanche, comme n’importe qu’elle entreprise, les auto-entrepreneurs doivent impérativement conserver les pièces justificatives liées à l’exercice de leur activité.
Il s’agit :
- Des devis signés par chaque client ;
- Des factures envoyées à chaque client ;
- Des reçus ;
- Des relevés bancaires ;
- Etc.
Ces pièces justificatives doivent être conservées pendant une période minimale de 10 ans. A quoi cela sert-il ? Ces documents sont essentiels pour justifier les écritures comptables et se défendre en cas de contrôle de l’URSSAF ou des services fiscaux, luttant contre les fraudes. Il faut pouvoir démontrer facilement que l’argent perçu et dépensé entoure bien votre activité d’entrepreneur.
La déclaration du chiffre d’affaires de l’auto-entrepreneur
Si les démarches obligatoires sont simples et peu nombreuses, l’une d’elle consiste à déclarer mensuellement ou trimestriellement (selon le choix effectué lors de la constitution de la micro-entreprise), le chiffre d’affaires de votre activité auprès de l’URSSAF.
En quelques clics seulement, vous devez déclarer le chiffre d’affaires de l’auto-entrepreneur, du mois précédent. Cette déclaration est essentielle pour calculer les cotisations sociales à verser
Si vous avez opté pour une déclaration trimestrielle, vous devez déclarer tous les revenus perçus sur une période de trois mois.
Le paiement des cotisations sociales et fiscales
Il est crucial de mettre de côté une partie de vos revenus pour anticiper le paiement des cotisations sociales et fiscales. Mais rassurez-vous, là encore, la comptabilité de la micro-entreprise est simple. Lors de la déclaration de votre chiffre d’affaires, un calcul automatique se fait pour déterminer le montant des cotisations sociales que vous devrez payer en ligne, au même moment. Selon la nature de votre activité, le montant diffère. En moyenne, les cotisations sociales représentent environ 22 % du chiffre d’affaires pour les prestations de services et 13 % pour les ventes de marchandises.
Si vous ne générez aucun chiffre d’affaires un mois, ou un trimestre, vous ne paierez aucune cotisation.
Prévoyez également la taxe pour frais de chambre consulaire et, le cas échéant, la contribution à la formation professionnelle.
La gestion de la TVA
Bien que la plupart des auto-entrepreneurs bénéficient de la franchise en base de TVA, certains dépassent les seuils de chiffre d’affaires. Dans ce cas, vous devez facturer la TVA à vos clients et la reverser à l’administration fiscale. Utiliser un logiciel de comptabilité qui gère la TVA peut simplifier ce processus car vous devez anticiper le moment où vous dépasserez le plafond et où vous devrez absolument récupérer la TVA sur chaque facture !
C’est donc avec une comptabilité chronologique, à jour, sérieuse, et sincère, que vous parviendrez à respecter la loi française et à ne pas être sanctionné par les autorités fiscales.
Bien que la comptabilité d’une micro-entreprise soit assez simple à tenir et ne demande aucunes compétences particulières, quelques outils facilitent grandement les démarches et permettent aussi d’éviter les erreurs.
Le logiciel de comptabilité
Utiliser un logiciel de comptabilité adapté aux auto-entrepreneurs peut grandement simplifier la gestion de vos finances. Des outils tels que QuickBooks, Tiime, Sage ou encore Freebe permettent de gérer les factures, les devis, les dépenses et de suivre en temps réel l’évolution de votre chiffre d’affaires.
Généralement, ces outils mettent à votre disposition des tableaux de bord assez simples à comprendre et analyser. Vous pouvez extraire des rapports précis, des documents officiels et suivre de près votre chiffre d’affaires.
En effet, il faut garder à l’esprit que le régime de la micro-entreprise est soumis à différents plafonds à ne pas dépasser pour en profiter ! Il convient de suivre l’évolution du chiffre d’affaires, pour savoir, par exemple, quand ouvrir un compte bancaire professionnel, ou percevoir la TVA sur les ventes, ou changer de forme d’entreprise.
Les applications mobiles pour tenir sa comptabilité en ligne
A l’ère du numérique et du télétravail, les applications de gestion mobiles sont très intéressantes pour les auto-entrepreneurs souvent en déplacement, par exemple. Des applications comme Bankin’ ou Expensify permettent de suivre vos dépenses en ligne, de scanner des reçus et de gérer vos comptes bancaires directement depuis votre smartphone. Cela vous aide à rester à jour dans votre comptabilité, même à l’autre bout du monde. C’est aussi un moyen efficace de toujours être en règle d’un point de vue pièces justificatives, qui sont parfois dématérialisées ou pas encore… afin de ne pas s’y perdre, avoir les outils à portée de main, grâce à une simple connexion internet, est intéressant.
L’expertise d’un professionnel du chiffre
Même si la comptabilité d’une auto-entreprise est relativement simplifiée, il peut être judicieux de faire appel à un expert-comptable pour optimiser votre gestion fiscale et sociale. Selon une étude de la Fédération des Centres de Gestion Agréés (FCGA), 30 % des auto-entrepreneurs font appel à un expert-comptable pour leur déclaration fiscale. Un expert-comptable peut vous aider à optimiser vos charges et à éviter les erreurs coûteuses. Il peut vous conseiller sur la manière de gérer votre facturation, de rentabiliser vos achats, votre temps de travail, etc.
Son expertise vous assure la tenue d’une comptabilité en règle, dès les premiers mois de votre entreprise et les premières facturations, afin de partir sur de bonnes bases, saines, et de prendre des décisions éclairées et pertinentes pour votre business.
Tenir la comptabilité d’une micro-entreprise, ou auto-entrepreneur, peut sembler complexe, mais en suivant ces conseils et en utilisant les bons outils, vous pouvez simplifier ce processus et assurer une gestion financière efficace de votre activité. En respectant les obligations comptables, en utilisant des logiciels adaptés et en anticipant vos cotisations sociales et fiscales, vous pourrez vous concentrer sur le développement de votre activité en toute sérénité d’année en année. Optimiser la comptabilité auto-entrepreneur n’est pas seulement une question de conformité légale, il s’agit surtout d’un levier de performance pour votre entreprise. Adoptez dès aujourd’hui ces bonnes pratiques pour une gestion comptable réussie des prestations que vous mettez en vente.
(Crédit photo : iStock – vladans)
